Statutul juridic, rolul si atributiile Secretarului General al Institutiei Prefectului.

Relatia sistem informational – decizie – programare

in managementul aparatului de specialitate al Institutiei Prefectului.

         Reforma administratiei publice se inscrie in actiunea Guvernului Romaniei pentru promovarea unei societati moderne, deservita de o administratie apropiata de cetateni si capabila sa indeplineasca serviciile care i-au fost conferite prin norme de drept, la nivelul standardelor europene.

         Accelerarea reformei in administratia publica si exigentele impuse de integrarea Romaniei in Uniunea Europeana aduc in prim plan necesitatea managementului functiei publice si al functionarilor publici, al administratiei publice locale in general.

         Pornind de la aceste premise, incercam prin prezenta lucrare sa schitam cateva idei, considerand ca astfel putem contribui la efortul general de implementare a managementului modern si in administratia publica locala, respectiv la nivelul Institutiei Prefectului, reprezentativa in sistemul administratiei romanesti actuale.

         Cu alte cuvinte, ne propunem a schita statutul, rolul, atributiile si calitatile secretarului general al Institutiei Prefectului, in conformitate cu prevederile legale existente in acest moment si din experienta dobandita in functia indeplinita intr-o perioada de peste 4 ani in acest domeniu.

         Potrivit Legii nr. 215/2001 a administratiei publice locale, autonomia locala este administrativa si financiara si se exercita in conditiile legii.

         Potrivit Legii nr. 340/2004, in vederea asigurarii respectarii prevederilor legale de catre autoritatile publice locale autonome, Guvernul numeste cate un prefect in fiecare judet, la propunerea Ministerului Administratiei si Internelor. In calitate de reprezentant al guvernului, prefectul asigura respectarea Constitutiei, aplicarea legilor, ordonantelor si hotararilor a celorlalte acte normative si verifica legalitatea actelor administrative adoptate sau emise de autoritatile administratiei publice locale si judetene.

         Desigur, prefectului ii revin si alte atributii prevazute de Legea nr. 340/2004 si alte acte normative.

         Esential este insa a releva ca atributiile secretarului general  deriva din cele ale prefectului, acesta din urma avand rolul de a duce la indeplinire ordinele prefectului pe de o parte, dar si a veghea ca aceste ordine sa fie si ele in conformitate cu legea. Secretarul general  asigura totodata conducerea operativa a aparatului de specialitate al Institutiei Prefectului, indeplinind in acelasi timp si functia de secretar in alte doua importante organisme create pe langa Institutia Prefectului: Comisia Consultativa si Comisia judeteana pentru stabilirea dreptului de proprietate privata asupra terenurilor. Un rol important revine secretarului general si in organizarea alegerilor locale, parlamentare si prezidentiale.

         Dupa cum se observa, functia de secretar general al Institutiei Prefectului are un caracter deosebit de complex, fapt ce necesita ocupantului acestei functii o mare experienta, pregatire de specialitate juridica sau administrativa, cunostinte serioase de management si mai ales aptitudini personale, care sa-l poata indreptati a asigura continuitatea actului de administratie, indiferent de modificarea spectrului politic rezultat in urma alegerilor, indiferent de orientarea politica a guvernului sau a prefectului.

I. Statutul juridic, rolul si atributiile secretarului general al Institutiei Prefectului.

         In conformitate cu prevederile art. 37 din Legea nr. 340/2004 si alin.1 al art. 7 din H.G. nr. 1844/2004, aparatul de specialitate al prefectului este subordonat acestuia si are un secretar general, care asigura conducerea operativa.

         In conformitate cu prevederile art. 38 din Legea nr. 340/2004 si art. 11 lit. ”f” din Legea nr. 188/1999, republicata, secretarul general al Institutiei Prefectului face parte din categoria inaltilor functionari publici.

         Secretarul general are un regim aparte in ceea ce priveste procedura de angajare pe post, numirea si eliberarea din functie.

         In afara de conditiile generale de ocupare a functiei publice, secretarul general trebuie sa aiba studii superioare de lunga durata, de regula juridice sau administrative, sa fi absolvit programe de formare specializata si perfectionare in administratia publica sau in alte domenii specifice de activitate, organizate, dupa caz, de Institutul National de Administratie sau de alte institutii specializate, organizate in tara sau in strainatate.

         De asemenea trebuie sa aiba cel putin 7 ani vechime in specialitatea functiei publice respective.

        Potrivit alin. 2 si 3 ale art. 38 din Legea nr. 340/2004, concursul sau examenul pentru ocuparea functiei de secretar general este organizat de catre Ministerul Administratiei si Internelor, la solicitarea prefectului, iar numirea si eliberarea din functie se fac de catre acelasi minister.

         In conformitate cu prevederile art. 98, alin.3 din Legea nr. 161/2003, secretarul general in calitate de inalt functionar public, nu poate fi membru al unui partid politic, sub sanctiunea destituirii din functia publica.

         Din continutul art. 17 alin.2 din Legea nr. 188/1999, republicata, rezulta ca pentru numirea in functiile publice din categoria inaltilor functionari publici se constituie o comisie de concurs formata din cinci personalitati, recunoscute ca specialisti in administratia publica, numite prin decizie a primului ministru, la propunerea Ministrului Administratiei si Internelor.

         Sanctiunile disciplinare pentru inaltii functionari publici – secretari generali de prefectura – se aplica prin Ordin al ministrului la propunerea Comisiei de disciplina compusa din 7 inalti functionari publici  ( a se vedea prevederile art. 66 alin.3 si 67 alin.5 din Legea nr. 188/1999 cu modificarile si completarile ulterioare).

         Organigrama interna a Institutiei Prefectului aprobata prin Ordin al Prefectului in temeiul HG nr. 1844/2004 reflecta ca secretarul general are in subordine operativa intregul aparat de specialitate al institutiei, cu exceptia cabinetului prefectului.

         In conformitate cu prevederile art. 7 alin.2 din HG nr. 1844/2004, secretarul general al Institutiei Prefectului are urmatoarele atributii  principale:

         a) conduce si raspunde de activitatea operativa a aparatului  de specialitate, cu exceptia cancelariei prefectului;

         b) coordoneaza activitatea de verificare a legalitatii actelor administrative adoptate sau emise de consiliul judetean, de consiliul local sau de primar, de realizare de catre compartimentul de specialitate a procedurii prevazute de dispozitiile art. 26 alin.(2) din Legea nr. 340/2004 privind institutia prefectului, cu privire la actele considerate nelegale si de sesizare, in termenele legale, a instantelor de contencios administrativ;

         c) elaboreaza proiectul regulamentului de organizare si functionare a aparatului de specialitate, pe care il supune spre aprobare prefectului;

         d) asigura elaborarea proiectului de ordin al prefectului pentru numirea sau eliberarea din functie a secretarilor unitatilor administrativ-teritoriale, precum si pentru sanctionarea disciplinara a acestora pentru abaterile savarsite, cu exceptia secretarului judetului, respectiv al municipiului Bucuresti;

         e) asigura elaborarea si transmiterea ordinelor prefectului privind infiintarea si organizarea oficiilor prefecturale catre Ministerul Administratiei si Internelor;

         f) contrasemneaza ordinele cu caracter normativ emise de catre prefect si asigura transmiterea acestora catre Ministerul Administratiei si Internelor, precum si publicarea in monitorul oficial al judetului ori al municipiului Bucuresti, dupa caz;

         g) asigura transmiterea catre persoanele interesate a ordinelor prefectului cu caracter individual;

         h) primeste, distribuie corespondenta si urmareste rezolvarea acesteia in termenul legal;

         i) prezinta prefectului studii si rapoarte cu privire la aplicarea actelor normative in vigoare;

       j) indruma si verifica modul de indeplinire de catre secretarii unitatilor administrativ-teritoriale, cu exceptia secretarului judetului, respectiv al municipiului Bucuresti, a atributiilor stabilite prin lege si face propuneri prefectului privind sanctionarea acestora;

          k) gestioneaza si urmareste indeplinirea masurilor dispuse de prefect cu privire la realizarea sarcinilor rezultate din actele normative in vigoare;

         l) asigura, prin compartimentul de specialitate, relatia cu mass-media si aplicarea prevederilor legale privind liberul acces la informatiile de interes public;

         m) stabileste si urmareste realizarea fluxului de informare-documentare in domeniile de activitate specifice institutiei prefectului;

         n) prezinta prefectului propuneri cu privire la organizarea si desfasurarea circuitului legal al lucrarilor, informarea documentara, primirea si solutionarea petitiilor, precum si la arhivarea documentelor;

        o) intocmeste proiectul de regulament de organizare si functionare a comisiei judetene consultative, cu respectarea prevederilor regulamentului-cadru;

         p) supravegheaza realizarea lucrarilor de secretariat pentru comisia judeteana consultativa;

        r) acorda consultanta autoritatilor administratiei publice locale privind proiectele acordurilor de colaborare, cooperare, asociere, infratire si aderare, initiate de catre acestea;

        s) verifica si aplica apostila pe actele oficiale administrative intocmite pe teritoriul Romaniei si care urmeaza sa produca efecte juridice pe teritoriul unui stat semnatar al Conventiei de la Haga;

         s) aproba eliberarea de extrase sau copii de pe acte din arhiva Institutiei Prefectului, cu exceptia celor care contin informatii clasificate ca secrete de stat sau de serviciu;

         t) indeplineste atributii de functionar de securitate conform HG nr. 585/2002 si Legii nr. 182/2002.

Secretarul general indeplineste si alte atributii prevazute de lege sau sarcini date de catre Ministerul Administratiei si Internelor ori de catre prefect.

         Este de observat ca secretarul general este subordonat direct prefectului, cu subprefectul avand doar relatii de colaborare.

         Secretarul general al Institutiei Prefectului semneaza de regula doua categorii de acte:

         1. Acte administrative (alaturi de prefect):

           - Hotararile si deciziile comisiei judetene pentru stabilirea dreptului de proprietate privata asupra terenurilor;

           - Titlurile de proprietate emise de Comisia judeteana de stabilire a dreptului de proprietate asupra terenurilor.

         2. Vize de legalitate pe acte administrative de autoritate.

           - contrasemneaza ordinele cu caracter normativ emise de  prefect;

           - hotararile Comisiei consultative;

         3. Acte de administratie curenta:

         - referate privind propuneri de suspendare din functie a primarilor si de eliberare din functie a secretarilor comunelor, municipiilor, oraselor;

           - sesizari catre parchet si politie;

           - graficul de convocare a consiliilor locale in sedinte de constituire ca urmare a alegerilor locale;

           - raspunsuri la sesizari si petitii;

           - rezolutii pe corespondenta Institutiei Prefectului;

           - diverse alte documente.

         4. Acte de procedura in fata instantei:

           - actiuni in justitie, intampinari, raspunsuri, puncte de vedere;

           - apeluri, recursuri si  alte cai extraordinare de atac;

           - plangeri penale;

          - procedura prealabila cu privire la actele administrative de autoritate ale autoritatilor publice locale apreciate ca nelegale, in conditiile prevazute de lege.

II. Managementul aparatului propriu al Institutiei Prefectului

         1. Sistemul informational

         Dupa cum se observa problematica reiesita din rolul si atributiile functiei de secretar general conduc la ideea ca, realizarea obiectivelor Institutiei Prefectului presupune o conceptie clara, spirit de previziune, capacitate organizatorica si competenta.

         Managementul aparatului propriu al acestei institutii, pentru a da rezultate, trebuie sa se bazeze pe o metodica adecvata, pe o buna cunoastere a problematicii judetului in plan administrativ si nu numai, posedand un sistem informational bine pus la punct, cu ajutorul caruia deciziile sa fie concretizate in planuri de masuri eficiente, a caror realizare sa constituie o preocupare permanenta a secretarului general.

         In activitatea de management, „materia prima” cu care lucreaza managerul este informatia. Informatiile, la fel ca si materia prima se depoziteaza pentru a fi preluate si prelucrate.

         Sub aspectul continutului, o informatie reprezinta o noutate, o stire, un eveniment. Informatiile alcatuiesc un sistem. Sistemul informational cuprinde ansamblul de elemente de informare materializate sau nematerializate precum si prelucrarea datelor necesare pentru functia de conducere a unei institutii.

         Avand in vedere aceste considerente de ordin general privind informatia, se pune intrebarea care ar fi elementele sistemului informational al Institutiei Prefectului?

        Inainte de a incerca sa distingem care sunt elementele sistemului informational al Institutiei Prefectului, trebuie sa avem in vedere ca orice sistem informational este alcatuit dintr-un sistem de comunicatii si un sistem de prelucrare a datelor.

         La Institutia Prefectului, sistemul de comunicatii lucreaza pe mai multe canale de informare :

        - informatii transmise pe cale orala (sedinte de lucru, discutii cu primarii, secretarii, cetateni la audiente, convorbiri telefonice, instruiri, luari de cuvant ale participantilor, etc.).

         Bineinteles, informatiile obtinute pe aceasta cale, de cele mai multe ori, sunt consemnate in scris, notitele respective fiind de mare folos in procesul de prelucrare a datelor si in analiza situatiilor.

         - informatii scrise si din evidenta computerului:

         Acestea sunt cele parvenite mai ales prin corespondenta externa sau din interiorul prefecturii (rapoarte, informari, scrisori ale petentilor, situatii statistice, note de constatare, raspunsuri la chestionare, alte date din evidenta computerului) sau din  afara (circulare, dari de seama, rapoarte, adrese, directionari privind programul de guvernare, legislatia curenta, etc.).

         Informatiile scrise prezinta avantajul ca sunt mai stabile in timp, se preteaza mai bine la stocare si ofera largi posibilitati de prelucrare.

         - in fine, informatiile ce parvin prin intermediul mass-media nu pot fi de neglijat. Jurnalele de actualitati TV si radio, articolele si stirile din presa scrisa, reprezinta surse de informare pretioase.

         Cealalta componenta a sistemului informational, sistemul de prelucrare a datelor, este de o mare importanta.

Pentru ca informatiile culese sa devina utile, acestea trebuie prelucrate si ordonate corespunzator. In primul rand, informatiile trebuie selectate pe domenii de interes. In al doilea rand, este bine sa se faca distinctia intre informatiile operative, curente si cele care au valoare documentara si merita  inmagazinate, stocate.

         Stocarea informatiilor avand loc pe domenii de activitate, sarcina ordonarii si prelucrarii revine sefilor de compartimente din cadrul prefecturii.

         Astfel, Compartimentul fond funciar si relatii cu publicul va stoca in propriul computer, informatii privind natura petitiilor, stabilind cauzele nemultumirilor cetatenilor in aplicarea legii fondului funciar, a altor probleme.

         La Directia contencios-administrativ se vor stoca informatiile privind natura hotararilor consiliilor locale, cauzele care conduc la adoptarea de hotarari cu incalcarea legii etc.

         Procesul prelucrarii informatiilor la nivelul Institutiei Prefectului nu este prea usor, avand in vedere ca persoana care ocupa postul de secretar general este pusa in situatia de a analiza date in diferite domenii de activitate, pentru care nu poate fi intotdeauna competenta. De aceea, prelucrarea datelor trebuie sa cada in sarcina specialistilor din subordine, secretarului general revenindu-i sarcina de a utiliza informatiile gata prelucrate in cea mai mare parte, in felul acesta, scurtandu-se timpul necesar pentru investigatia respectiva.

         Dupa cum se observa, conducerea unei institutii este imposibila fara asigurarea unui sistem informational de cea mai buna calitate, care sa conduca la o interpretare corespunzatoare a datelor, interpretare ce declanseaza de fapt procesul luarii deciziilor.

         In cadrul procesului managerial, este foarte important sa stii sa-ti culegi informatiile, pentru a reusi sa distingi esentialul la timp.

         Informatiile inutile, false, te pot conduce pe o pista gresita. In acest fel, deciziile luate pe baza acestora vor fi eronate, iar rezultatele total nesatisfacatoare.

         De mare folos in managementul aparatului propriu al Institutiei prefectului este asa-zisul „tablou de bord”, un instrument de sinteza care permite managerului sa urmareasca intr-un timp scurt desfasurarea activitatilor esentiale pe care le conduce, sa poata lua decizii prompte, sa intrevada evenimentele in perspectiva cu un grad sporit de exactitate.

         De fapt, tabloul de bord la nivelul prefecturii este o agenda de lucru sistematizata in care informatiile principale la un moment dat sunt grupate la un loc. Informatiile care sunt continute in tabloul de bord trebuie sa aiba un grad sporit de prelucrare, permitand o parcurgere rapida a lor.

         De un real folos este computerul personal sau de birou, care poate fi utilizat ca un veritabil tablou de bord.

         In acest tablou de bord, secretarul general trebuie sa evidentieze problematica principala a judetului din punct de vedere al administratiei publice locale:

         - calitatea profesionala a consilierilor, primarilor, gradul de competenta profesionala, constiinciozitate si onestitate al secretarilor consiliilor locale;

         - periodicitatea instruirilor, a controalelor efectuate in teritoriu;

        - comunele – problema, cauze – efecte, aplicarea greoaie a Legilor fondului funciar, litigii, prioritati in solutionare etc.;

         - problematica aplicarii unor legi sau ale unor ordine ale prefectului cu caracter normativ sau individual, etc.

       In orice caz, pentru a fi intr-adevar un instrument eficace in munca de conducere (indiferent de forma de prezentare si concepere) tabloul de bord trebuie sa ofere o imagine cat mai cuprinzatoare a problematicii din judet, sa contina informatii prelucrate la un nivel superior, sintetic si intr-un cuvant sa fie in asa fel intocmit, incat prin forma sa de prezentare sa usureze munca managerului.

         In plus, trebuie sa fie completat la zi cu informatiile necesare.

         2. Decizia, moment esential al procesului managerial

         In cadrul relatiei sistem informational – decizie – programare, decizia reprezinta momentul de mare responsbilitate al procesului managerial, pentru ca ea determina trecerea de la gandire la actiune.

         De fapt, procesul managerial este o inlantuire de decizii programate si neprogramate, in care rolul hotarator il detin deciziile neprogramate sau strategice, pentru ca acestea din urma reprezinta actul creator, original al managerului.

         Conform teoriei generale se cunosc urmatoarele etape principale in procesul de luare a deciziei:

         - fixarea obiectivelor de realizat;

         - culegerea si prelucrarea informatiilor;

         - analiza situatiei;

         - construirea variantelor deciziei;

         - alegerea variantei optime, formularea deciziei;

         - aplicarea deciziei, urmarirea si controlul aplicarii ei.

         Si in cadrul Institutiei Prefectului aceste etape pot fi utilizate si parcurse de catre secretarul general, in calitate de manager.

         Procesul de luare a deciziei, de cele mai multe ori, nu se face exact asa „ ca la carte”, cu respectarea exacta a tuturor etapelor enuntate mai sus. Se intampla uneori ca nici nu avem timp sa gandim foarte mult, fiind presati de probleme, deciziile fiind luate din mers.

         O metoda eficace  de luare a deciziei este cea prin cooperare. Luarea deciziilor prin cooperare creaza conditii de dezvoltare a spiritului de echipa, de cresterea responsabilitatii personale. Caracterul deliberativ al luarii deciziilor in colectiv presupune insa o interventie concreta din partea secretarului general, care sa vina cu propuneri concrete si cu clarificari in planul legalitatii si oportunitatii deciziei luate care sa determine pe ceilalti sa accepte discutarea chestiunilor.

         Luarea deciziilor in colectiv are avantajul utilizarii cunostintelor si experientei mai multor persoane in scopul elaborarii unei decizii complete.

         Aceasta nu inseamna o difuzare a autoritatii managerului, care isi pastreaza rolul de organizator principal al procesului decizional.

         3. Programarea, etapa importanta in procesul de conducere.

         Programarea sau planificarea, ca verigi importante in procesul de conducere reprezinta de fapt concretizarea deciziei. Ea permite determinarea directiilor de evolutie viitoare, planificarea actiunilor, stabilirea resurselor umane, financiare si materiale precum si a responsabilitatilor in vederea realizarii obiectivelor deciziei.

         Prin programare posibilitatile se transforma in realitati. Planul reprezinta actul prin care se materializeaza optiunea managerului, impunand stabilirea si localizarea unor obiective cuantificabile si termene in interiorul carora ar trebui realizate.

Planificarea reprezinta munca organizatorica pentru indeplinirea deciziilor. In clipa in care se inregistreaza abateri de la continutul deciziei se analizeaza situatia, se iau alte decizii, deci relatia sistem informational – decizie – planificare este o conexiune dialectica de tipul unui cerc.

         Cu alte cuvinte, procesul managerial este un proces neintrerupt in care sistemul informational, decizia si planificarea constituie verigile aceluiasi lant.

         Pe baza informatiei despre indeplinirea sau neindeplinirea obiectivelor se stabilesc sarcini noi, un nou scop si procesul se reia.

         Procesul managerial s-ar putea reprezenta grafic astfel:

III. Stilul de munca, aptitudinile necesare secretarului general al Institutiei Prefectului

         Astazi, dificultatile sunt din ce in ce mai insemnate pentru manageri datorita faptului ca acestia trebuie sa rezolve tot mai multe situatii noi in majoritatea cazurilor neprevazute, impunandu-li-se sa conduca in asa fel institutia, incat sa se poata adapta cu usurinta la orice schimbare.

         Si in cazul nostru al secretarilor generali  ai Institutiei Prefectului, neprevazutul si incertitudinea sunt la ordinea zilei.

         Luand in discutie profilul managerului definit la modul ideal in lucrarile de specialitate, avand in vedere caracterul care se doreste pragmatic al lucrarii de fata, vom incerca sa schitam cateva trasaturi ale secretarului general al Institutiei Prefectului asa cum ni le imaginam, fara a avea pretentia ca prin aceasta ne definim propria persoana.

         Profilul oricarui manager este conturat printr-o serie de capacitati si calitati personale, pe care le vom prezenta in paralel.

         Toate aceste trasaturi sunt izvoarele autoritatii autentice, care, la un loc, definesc personalitatea managerului. Nu este suficient sa te bucuri de autoritatea oficiala care este rezultatul deciziei de numire si care iti asigura pozitia ierarhica fata de subordonati. Autoritatea autentica se castiga prin prestigiul in fata subordonatilor datorat exemplului personal, competentei, capacitatii de a lua decizii optime si a obtine succese in activitate, spiritului de dreptate si impartialitate.

IV. Concluzii

         Dupa cum am aratat in prima parte a studiului de fata, acesta reprezinta o modesta incercare de a aborda problematica de baza a relatiei sistem informational decizie, programare si a stilului de munca al secretarului general al Institutiei Prefectului in calitate de manager in administratia publica locala.

         Avand in vedere investigatia facuta, bazandu-ne pe informatiile teoretice din literatura de specialitate in domeniul managementului pe care le-am consultat, cat si pe propria practica si experienta, putem concluziona urmatoarele:

         Relatia sistem informational – decizie – programare in actul managerial este dialectica. Nu se poate concepe proces de conducere fara existenta acestor elemente aflate in conexiune directa.

         Dintre toate etapele procesului managerial, momentul esential il reprezinta luarea deciziei, care transforma gandirea in actiune.

         Decizia in sine nu are valoare fara o programare  a realizarii continutului ei, fara controlul aplicarii acesteia si luarea masurilor necesare in acest sens.

         Procesul de conducere al unei institutii este direct influentat de stilul de munca al managerului, de eficienta acestuia, de calitatile si capacitatile sale de conducator.

         Se impune din partea noastra a managerilor, un efort insemnat de perfectionare pentru a putea face fata in cele mai bune conditii, schimbarilor impuse de implementarea reformei in administratia publica locala.

         Tratand sumar subiectul lucrarii de fata, realizand un demers mai mult teoretic, nu am facut altceva decat sa propunem o dezbatere asupra complexelor probleme pe care le ridica tema in discutie, considerand ca lista formelor si metodelor ce se pot aplica in managementul aparatului propriu al Institutiei Prefectului ca institutie publica, ramane deschisa.

jr. Mihai Elvadeanu

Subprefect

al Institutiei Prefectului Judetului Botosani